Ontwerp-je-evenement

De basis van je evenement is je programma. Wat gaan de deelnemers beleven? Zoals een architect een gebouw ontwerpt, zo zet je als organisator eerst het raamwerk neer voor je bijeenkomst.

Stap 1: Wat is het doel van je evenement?

Als je vooraf je doel helder hebt, krijgt je evenement meer impact. Waarom organiseer je jouw evenement? Wat wil je voor elkaar krijgen?

Stap 2: Wie wil je uitnodigen?

Hoe specifieker je doelgroep, des te eenvoudiger is het om je programma af te stemmen op de belangstelling van je deelnemers.

 Stap 3: Hoe kun je de genodigden verder helpen?

Hoe kun je je genodigden verder helpen? Iedereen moet direct het gevoel krijgen dat het programma relevant en aantrekkelijk is.

Stap 4: Hoe geef je vorm aan de inhoud?

Je wilt de deelnemers blijven boeien, maak je programma zo kort en afwisselend mogelijk. Breng variatie aan door verschillende werkvormen toe te passen, bijvoorbeeld: eerst een spreker, dan een brainstorm, tot slot een actieve workshop.

Inspirerende sprekers en dagvoorzitters

Wij hebben een aantal uitmuntende sprekers en dagvoorzitters op een rij gezet, klik hier.

BESTEL HET BOEK

Organiseren

Het evenement dat niemand wil missen staat vol inzichten en tips om jouw evenement op zo’n manier te organiseren dat niemand het wil missen. Van het ontwerp van je programma tot en met de evaluatie krijg je grip op de organisatie van jouw evenement

Ochtendbijeenkomst

Wanneer je ondernemers of zzp’ers uitnodigt, zeggen die vaak op het laatste moment af (no show). Tijdens het eerste deel van de dag komen er allerlei prioriteiten op hun pad, waardoor ze moeten afzeggen. Je kunt dan overwegen om je evenement in de ochtend te organiseren.

Sprekersbriefing

Maak duidelijke afspraken met je sprekers. In de sprekersbriefing omschrijf je nog eens helder wat het doel is van het evenement en wat de belangen van de deelnemers zijn. Vraag je sprekers om uiterlijk een uur voor aanvang op locatie te zijn.

evenementen tips - sprekerdonkerVaak staan sprekers in het donker. Zorg voor een spotje op de spreker.

Muziek!

Bedenk vooraf welke muziek je wilt afspelen. Muziek beïnvloedt de sfeer. Welke nummers laat je horen zodra de deelnemers de zaal in lopen? En welke nummers bij vertrek?

BESTEL HET BOEK

Uitnodiging

Hoe zorg je ervoor dat je genodigden reikhalzend uitzien naar je bijeenkomst? Uitnodigen is een kunst, want voordat genodigden ingaan op je uitnodiging, moet je hen overtuigen.

Bekende afzender

Bij een relatie evenement moet je je collega’s met klantcontact mobiliseren. Zij moeten zelf persoonlijk hun relaties uitnodigen. Voorkom dat je uitnodiging wordt verstuurd vanaf een onpersoonlijk info@-adres.

Webinar

Organiseer in het voortraject een webinar met de topspreker van je congres. Via vakmedia kondig je dit laagdrempelige evenement aan. De spreker deelt bruikbare tips en gaat de interactie aan met de deelnemers. Wie na afloop meer kennis wil vergaren, zal zich aanmelden voor het congres.

evenementen tips - livewebinars

Meer informatie: www.livewebinars.nl

Nieuwsgierigheid

Nieuwsgierigheid is een krachtige drijfveer. Daar kun je gebruik van maken in je uitnodigingstraject. Stuur een save-the-date zonder afzender. De officiële uitnodiging stuur je dan een week later. Of creëer bewust een mysterie door niet alle sprekers bekend te maken.

Argumenten

Gebruik alleen de allersterkste argumenten; de minder sterke argumenten ontkrachten je boodschap. Redeneer vanuit de bezoeker. Wat heeft hij eraan om te komen? Wat is zijn belang? Waar ligt ie van wakker? Wat wil hij bereiken?

Tips van organisatoren

BESTEL HET BOEK

Netwerken

Veel zakelijke evenementen bieden de mogelijkheid om te netwerken. Als organisator kun je het makkelijker maken voor je gasten om op onbekenden af te stappen.

Deelnemerslijst

Stuur vooraf een deelnemerslijst toe. Iedereen kan zien wie je kunt ontmoeten op de bijeenkomst. De meeste gasten zullen zich voorbereiden door alvast twee of drie gasten uit te kiezen met wie ze graag in gesprek gaan.

Belbutlers

Twee butlers verbinden deelnemers met elkaar. Opeens staat er een butler voor je met een ouderwetse telefoon op een dienblad. De telefoon rinkelt. ‘Het is voor u!’, zegt de butler. Je neemt op en je hebt verbinding met een andere deelnemer.

belbutlers

Meer informatie: www.acteurs.nl/belbutlers

Thematafels

In kleine groepjes kom je makkelijker met elkaar in gesprek. Bij de ontvangst kun je deelnemers indelen aan verschillende statafels. Je kunt de tafels een naam, thema of een kleur geven. Op de badge geef je de ontvangsttafel aan.

Perfect Match!

De actrices van Perfect Match verzamelen visitekaartjes aan hun jurk. Zo vormen zij een levende gastenlijst. Actief brengen zij deelnemers met elkaar in gesprek.

perfectmatch

Meer informatie: www.acteurs.nl/perfectmatch

BESTEL HET BOEK

Werkvormen

De deelnemers nemen kennis en visie mee naar je evenement, het is zonde om daar niets mee te doen. Breng deelnemers met elkaar in gesprek en er ontstaat een sfeer van verbondenheid.

Quiz

Test de kennis van de deelnemers met een korte quiz. De spreker laat iedereen opstaan en door hand opsteken een paar vragen beantwoorden. Wie fout antwoordt, gaat zitten.

Tafellakensessies

Meer informatie: www.acteurs.nl/tafellakensessies

Live peiling

Door een plek in te nemen in de ruimte beantwoorden de deelnemers vragen. Wie aan de ene kant van de zaal gaat staan, vindt dat de organisatie 100% klantvriendelijk is. De andere kant van de zaal staat voor 0% klantvriendelijk. De presentator vraagt de deelnemers om hun standpunt toe te lichten.

Superbrainstorm

BESTEL HET BOEK

Verslaglegging

Met een goed verslag kun je het bereik van je evenement vergroten, zo kun je meer resultaat uit je evenement halen. Bovendien is het de moeite waard om de (vak)pers te benaderen.

Tips van organisatoren

Nieuwswaarde

Het is niet eenvoudig om de nationale pers te halen, makkelijker is het om in de vakpers te komen. Baseer je persbericht op de nieuwswaarde van jouw event en zorg voor een journalistieke toon in je verslaglegging, een reclame-verhaal is niet interessant om te plaatsen.

Wandverslag

Kunstenaars vertalen uw bijeenkomst in een manshoog kunstwerk. Zij vullen een hele muur met uitspraken en cartoons in een mindmap-achtige structuur. De muur is vooraf beplakt met panelen, na afloop kunt u dit ‘wandverslag’ een plek geven in uw bedrijfspand.

wandverslag

Videoreportage

Laat een korte videoreportage maken van je evenement. Het resultaat kun je delen met de deelnemers en met een breder publiek via de (vak)media. Bovendien kun je het filmpje gebruiken in het uitnodigingstraject voor een volgend evenement.

Teamoverleg

Wanneer je een evenement organiseert voor collega’s, vraag dan aan de afdelingshoofden om het evenement na te bespreken in het teamoverleg. Men kan er dan direct actiepunten aan verbinden.

BESTEL HET BOEK

Evaluatie

Hoe kun je het de volgende keer nog beter doen? Na afloop wil je natuurlijk weten hoe iedereen je evenement heeft ervaren. Bovendien kun je in de evaluatie marketinginformatie verzamelen.

Rapportage

Maak in elk geval na afloop een (korte) rapportage voor jezelf. Zet daarin een aantal kerncijfers, een paar foto’s. Beschrijf wat goed ging en wat een volgende keer beter moet.

De juiste vragen

Na afloop kun je de deelnemers een enquête voorleggen. Vraag alleen wat je moet weten, niet wat je allemaal zou willen weten, maar ga ook niet lukraak wegstrepen om maar in te korten. Je hebt één kans om je vragen te stellen, zorg dat je daarin alles te weten komt wat noodzakelijk is.

Aanbevelingen

Vraag deelnemers om een korte aanbeveling te schrijven. Bij de werving voor een volgend evenement kun je die teksten in de uitnodiging of op de website gebruiken. Dat werkt overtuigend.

Ideeën verzamelen

Je kunt de deelnemers in de evaluatie vragen om mee te beslissen over het programma voor de volgende editie. Wat wordt het hoofdthema? Welke spreker willen zij meemaken? Zo weet je zeker dat je een flink aantal bezoekers trekt op de volgende editie.

BESTEL HET BOEK

evenementen tips - bijzondere locatiesevenementen tips - Sprekers-en-dagvoorzitters

zo organiseer je een event
Contact
Aaaaha! the Actor Factory
Koninginnegracht 38
2514 AD Den Haag
070-3921140
info@acteurs.nl
www.acteurs.nl